Teamdokumente mit einer brauchbaren Gliederung
Ein Vorher-nachher-Beispiel für Überschriften, Aufgaben und offene Entscheidungen.
Ein Teamdokument wird selten von allen vollständig und in derselben Reihenfolge gelesen. Manche suchen eine Aufgabe, andere einen Beschluss oder die nächste Frist. Eine Gliederung sollte diese Suchwege abbilden. Der wichtigste Schritt ist deshalb nicht die Wahl einer größeren Schrift, sondern die Frage: Was soll in diesem Abschnitt auffindbar sein?
Vom Sammelbegriff zur Aussage
In unserem fiktiven Projektbericht heißen drei Abschnitte zunächst „Allgemeines“, „Weiteres“ und „Sonstiges“. Nach der Überarbeitung lauten sie „Beschlossene Änderungen“, „Offene Entscheidungen“ und „Aufgaben bis Freitag“. Der Inhalt bleibt derselbe, doch die Überschriften sagen nun, was darunter steht. Gibt es unter „Aufgaben“ mehrere Teilprojekte, erhalten diese eine untergeordnete Ebene.
Struktur auch technisch kennzeichnen
W3C WAI weist darauf hin, dass Überschriften nicht allein optisch hervorgehoben werden sollten. Verwenden Sie die Überschriftenfunktion des jeweiligen Editors und eine nachvollziehbare Hierarchie. Eine fette Textzeile ist nicht automatisch eine strukturelle Überschrift. Wie das exportierte Dokument die Struktur bewahrt, muss anschließend separat kontrolliert werden.
Die Gliederung als kleine Prüfung
Blenden Sie im Editor die Dokumentübersicht ein, sofern diese Funktion vorhanden ist. Lesen Sie nur die Überschriften. Ergibt sich daraus ein verständlicher Ablauf? Wiederholt sich dieselbe Bezeichnung mehrfach ohne Zusatz? Verschieben Sie Absätze erst nach dieser Prüfung. Zum Abschluss sollte eine Person, die den Text nicht erstellt hat, eine bestimmte Entscheidung darin suchen. Das liefert konkrete Hinweise auf unklare Stellen.
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- Links benennen: Ziel und Zweck sichtbar machen
- Folien erklären, ohne auf „wie man sieht“ angewiesen zu sein